Własny dział IT czy outsourcing — jak to policzyć
To nie jest pytanie o to, co jest "lepsze" w ogóle — tylko co ma sens przy Twojej liczbie pracowników, budżecie i tolerancji na ryzyko. Oto jak to policzyć samodzielnie.
Prawdziwy koszt etatu, nie tylko pensja
Wynagrodzenie administratora IT to dopiero początek rachunku. Doliczyć trzeba składki ZUS po stronie pracodawcy, sprzęt i licencje dla niego samego, czas na rekrutację i wdrożenie, a także — co często pomijane — ryzyko przestoju, gdy ta jedna osoba jest na urlopie, zwolnieniu albo odchodzi z firmy.
W małej firmie jeden etat IT bywa też słabo wykorzystany technicznie: administrator dobry w sieciach niekoniecznie zna się równie dobrze na Microsoft 365, bezpieczeństwie czy administracji macOS — a klient/pracownik z takim problemem i tak trafi na niego jako jedyną osobę od komputerów.
Co zyskujesz w outsourcingu
- Dostęp do zespołu o różnych specjalizacjach, zamiast jednej osoby, która musi znać się na wszystkim.
- Ciągłość — urlop czy choroba jednej osoby po stronie dostawcy nie oznacza przestoju w obsłudze.
- Koszt zależny od realnego zakresu pracy, a nie stały koszt etatu niezależnie od obciążenia.
- Brak kosztów rekrutacji, wdrożenia i rotacji pracownika.
Kiedy własny etat jednak ma sens
- Firma jest na tyle duża (zwykle powyżej 40–50 stanowisk), że praca starcza na pełen etat bez przestojów.
- Potrzebna jest stała, fizyczna obecność na miejscu — np. serwisowanie sprzętu specjalistycznego, którego nie da się obsłużyć zdalnie.
- Firma ma bardzo specyficzne, niestandardowe systemy wewnętrzne, które wymagają kogoś zanurzonego w nich na co dzień.
Model mieszany — najczęściej pomijana opcja
Część firm najlepiej wychodzi na modelu łączonym: jedna osoba na miejscu do spraw wymagających fizycznej obecności (np. drukarki, okablowanie, sprzęt), a outsourcing do reszty — administracji serwerami, bezpieczeństwa, wsparcia zdalnego i spraw wymagających szerszej wiedzy niż ma jedna osoba na etacie.
Szybki test — kiedy sprawdzić outsourcing
Jeśli Twoja firma ma poniżej 40 stanowisk, nie potrzebuje codziennej fizycznej obecności technika, a IT to dziś "jedna osoba, która ogarnia wszystko po godzinach" — to sytuacja, w której outsourcing zwykle wychodzi taniej i bezpieczniej niż dalsze poleganie na jednej osobie.
Chcesz porównać to na Twoich liczbach?
Napisz, ile macie stanowisk i jak dziś wygląda obsługa IT — pokażemy, jak wypadłby u Was rachunek etat kontra outsourcing.