SPF, DKIM, DMARC — dlaczego maile trafiają do spamu
Jeśli faktury i oferty wysyłane z firmowej domeny regularnie lądują w spamie u klientów, problem prawie zawsze leży w trzech rekordach DNS, o których nikt nie pamięta po skonfigurowaniu skrzynki.
Co sprawdzić krok po kroku
Sprawdź, czy rekord SPF w ogóle istnieje
SPF (Sender Policy Framework) to wpis DNS, który mówi światu, jakie serwery mają prawo wysyłać maile w imieniu Twojej domeny. Brak SPF albo pomyłka w nim (np. brak wpisu dla dostawcy poczty, z którego faktycznie korzystasz) to jedna z najczęstszych przyczyn trafiania do spamu — sprawdzisz to darmowym narzędziem typu MXToolbox, wpisując swoją domenę.
Zweryfikuj, czy DKIM jest włączony u dostawcy poczty
DKIM podpisuje cyfrowo każdą wysłaną wiadomość, potwierdzając, że po drodze nie została zmieniona. W Microsoft 365 i Google Workspace DKIM zwykle trzeba ręcznie włączyć w panelu administracyjnym — samo posiadanie konta na tych platformach tego nie załatwia automatycznie.
Dodaj politykę DMARC — nawet najprostszą
DMARC mówi serwerom odbiorców, co zrobić z wiadomością, która nie przejdzie weryfikacji SPF/DKIM. Brak rekordu DMARC nie blokuje wysyłki, ale duzi dostawcy poczty (Gmail, Outlook) coraz częściej traktują jego brak jako sygnał ostrzegawczy przy ocenie reputacji domeny.
Sprawdź historię wysyłki i reputację domeny
Jeśli domena była kiedyś używana do masowej wysyłki (np. przez poprzedniego właściciela albo źle skonfigurowane narzędzie marketingowe), mogła zbudować złą reputację, która utrzymuje się nawet po naprawieniu rekordów DNS. To wymaga czasu i konsekwentnej, "czystej" wysyłki, żeby się odbudowała.
Częsty błąd przy konfiguracji
Firmy korzystające z kilku narzędzi do wysyłki (np. skrzynka firmowa + system do faktur + narzędzie do newsletterów) często zapominają dodać każde z tych źródeł do rekordu SPF. Efekt: część maili przechodzi bez problemu, a te wysyłane z systemu fakturowego lądują w spamie — mimo że "przecież poczta działa".
Maile firmowe trafiają do spamu?
Sprawdzimy konfigurację DNS Twojej domeny i naprawimy braki w SPF, DKIM i DMARC — zwykle bez przestoju w wysyłce.